Hướng dẫn trình bày văn bản chuẩn, soạn thảo văn bản hành chính đúng
Để trình bày văn bản chuẩn, soạn thảo văn bản hành chính đúng trước tiên chúng ta cần phải tuân thủ đúng các quy định chung của Bộ Nội Vụ. Đó chính là những quy định về phạm vi và đối tượng áp dụng; thể thức văn bản; kỹ thuật trình bày văn bản; phông chữ trình bày văn bản; khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày. Vậy nên ngoài cách trình bày văn bản đẹp trong Word, các bạn cũng cần phải biết và nắm rõ các quy định chuẩn mà Bộ Nội Vụ đã ban hành.
Văn bản hành chính chuẩn được áp dụng đối với tất cả các tổ chức xã hội, cơ quan Nhà nước, cá nhân,…
Hướng dẫn trình bày văn bản chuẩn, soạn thảo văn bản hành chính đúng
Trước hết, bạn đọc cần tìm hiểu một số khái niệm liên quan đến việc trình bày một văn bản hành chính chuẩn:
- Thể thức văn bản hành chính chuẩn: Là tập hợp nhiều thành phần cấu thành lên văn bản hành chính, gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.
- Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính chuẩn: Là những quy định bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, cách định lề trang văn bản, các thành phần thể thức, cỡ chữ chuẩn văn bản, font chữ, kiểu chữ và nhiều cách trình bày khác nhau phụ thuộc vào việc người dùng đang trình bày thể loại văn bản nào. Trong đó cỡ chữ chuẩn văn bản hành chính là yếu tố quan trọng nhất mà người dùng cần nắm rõ.
Cỡ chữ cũng là một trong những điều kiện bắt buộc để hoàn thành một văn bản chuẩn hoàn chỉnh.- Xem thêm: Cỡ chữ chuẩn của văn bản
- Theo quy định về văn bản chuẩn thông tư người sử dụng khi soạn thảo văn bản hành chính chuẩn theo mãu chỉ được phép sử dụng 2 khổ giấy nhất định để làm là khổ giấy A4 và A5. Cả 2 khổ giấy này đều phải theo quy tắc nhất định về việc căn lề từ lề trên, dưới, trái và phải.. Nếu máy tính chưa cài đặt font chữ, bạn hãy tải và cài đặt font chữ trên máy tính để có được bộ font trình bày văn bản hành chính chuẩn nhất nhé. Hiện nay đa số máy tính ở Việt Nam đều cài font Unicode như một quy chuẩn trình bày văn bản hành chính chung.
- Khổ giấy: Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm).Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5).
- Kiểu trình bày văn bản hành chính:
Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài). Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng).
- Định lề trang văn bản (khổ A4):
Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm;
Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm;
Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm.
- Xem thêm: Cách căn lề trong Word chuẩn khổ giấy
- Vị trí trình bày thể thức văn bản:
Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 được thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội Vụ.
SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN
(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)
Chú thích các thành phần trong sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản:
*Đối với một văn bản Quản lý hành chính thông dụng, bạn đọc có thể tham khảo chi tiết những quy chuẩn văn bản hành chính trong ảnh dưới đây:
- Cho dù nội dung của mỗi văn bản là khác nhau nhưng tất cả phải tuân theo một loại font chữ tiêu chuẩn VN nhất định. Bất cứ một văn bản hành chính nào cũng phải soạn thảo trên máy tính bằng phông chữ tiếng Việt, bảng mã Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 (Điều 4 Thông tư 01 Bộ Nội vụ).
Cỡ chữ cũng có quy định tùy vào vị trí là tiêu đề, đề mục sẽ có các cỡ riêng tuy nhiên nó chỉ bao gồm từ 12, 13 và 14 tính theo đơn vị của công cụ soạn thảo Word.
Ví dụ:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Đặc biệt, phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline),
Theo đó, dòng chữ thứ nhất “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” cỡ chữ từ 12 - 13; dòng chữ thứ hai “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” cỡ chữ từ 13 - 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14).
- Phần địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản thì cỡ chữ từ 13 đến 14.
- Việc ghi tên các ban ngành, cơ quan tổ chức cũng rất quan trọng nhưng dường như nó chưa hề được để ý và rất nhiều người soạn thảo văn bản bị nhầm lẫn.Để tránh sai sót và làm mất đi giá trị của văn bản cũng như trình bày văn bản chuẩn hãy lưu ý:
- Không ghi cơ quan chủ quản với:
* Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;
* Văn phòng Quốc hội;
* Hội đồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội hoặc Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp;
* Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
*Tập đoàn Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 69.
- Ghi tên cơ quan chủ quản trực tiếp (nếu có) và cơ quan, tổ chức ban hành văn bản với các đơn vị còn lại.
Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc viết tắt đúng chuẩn (viết tắt những cụm từ thông dụng như Ủy ban nhân dân - UBND, Hội đồng nhân dân - HĐND,…).
Đối với các văn bản có cơ quan chủ quản trực tiếp thì tên cơ quan phải viết bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ của Quốc hiệu (từ 12 đến 13), kiểu chữ đứng; nếu tên dài, có thể trình bày thành nhiều dòng.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản cũng được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ với Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối với dòng chữ.
Nếu cả tên cơ quan chủ quản trực tiếp và tên cơ quan ban hành văn bản dài đều có thể trình bày thành nhiều dòng. Các dòng chữ cách nhau dòng đơn (giãn dòng 1.0).
Như vậy về cơ bản, bạn đọc đã có thể nắm được kỹ thuật trình bày văn bản chuẩn, soạn thảo văn bản hành chính đúng. Việc nắm được kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính chuẩn là việc cần phải thực hiện thường xuyên và liên tục để tạo thói quen ghi nhớ các quy định, bởi nhìn chung việc phải ghi nhớ các quy định với nhiều người khá khó khăn.
Liên quan đến Word, hiện sử dụng Word 2007, 2010 và 2016 sẽ mang đến những trải nghiệm soạn thảo văn bản hành chính chuẩn xác nhất. Trong các bản Word 2016 chẳng hạn, người dùng có thể dễ dàng căn chỉnh lề trong Word, hay như việc tạo đường viền trong Word, tạo mục trong Word vô cùng thuận tiện.
=> Link tải Word 2016 64bit
=> Link tải Word 2016 32bit
Chúc các bạn thành công!
Bài viết có tham khảo thông tư của Bộ Nội Vụ ban hành
Ngoài ra để tối ưu trải nghiệm trình bày văn bản hành chính, người dùng cũng nên đọc và tìm hiểu thêm phím tắt Word để tăng khả năng sử dụng nhanh các chức năng, đặc biệt phím tắt trong Word khá dễ nhớ và có thể giúp thực hiện lệnh trong Word một cách dễ dàng nhất.
- Xem thêm: Tổng hợp phím tắt trong Word
Trên đây là tất cả những gì có trong Hướng dẫn trình bày văn bản chuẩn, soạn thảo văn bản hành chính đúng mà chúng tôi muốn chia sẻ với các bạn. Bạn ấn tượng với điều gì nhất trong số đó? Liệu chúng tôi có bỏ sót điều gì nữa không? Nếu bạn có ý kiến về Hướng dẫn trình bày văn bản chuẩn, soạn thảo văn bản hành chính đúng, hãy cho chúng tôi biết ở phần bình luận bên dưới. Hoặc nếu thấy bài viết này hay và bổ ích, xin đừng quên chia sẻ nó đến những người khác.
Post Comment
(*) Lưu ý:
+ 1: Bạn phải sử dụng email thật, một email xác thực sẽ được gửi đi sau khi bạn gửi comment để xác nhận bạn không phải là người máy. Nếu bạn không xác nhận email, comment của bạn CHẮC CHẮN sẽ không được duyệt.
+ 2: Bạn chỉ cần xác thực email cho lần đầu tiên, những lần sau sẽ không cần xác thực
+ 3: Chúng tôi sẽ không hiển thị công cộng email của bạn